Pero a diferencia de las versiones anteriores, Excel 2016 también le permite guardar una hoja de cálculo en el sistema en la nube usando OneDrive. También puede exportar y compartir su hoja de cálculo con otras personas directamente desde Excel.
Vea el video a continuación para obtener más información sobre cómo almacenar y compartir hojas de cálculo en Excel 2016:
Siempre que abre o guarda una hoja de cálculo, tiene la opción de usar OneDrive, que es un servicio de almacenamiento de archivos en línea disponible en su cuenta de Microsoft. Para habilitar esta opción, deberá iniciar sesión en Office. Para obtener más información, visite la Guía completa de Excel 2016 (Parte 2): Obtenga más información sobre nuestro OneDrive.
Guardar y guardar como
Excel 2016 ofrece dos formas de guardar archivos: Guardar y Guardar como. Estas opciones funcionan de manera similar a la versión anterior, con solo algunas diferencias importantes:
- Guardar: al crear o editar una hoja de cálculo, utilizará el comando Guardar para guardar los cambios. Utilizará este comando con regularidad. Al guardar el archivo, solo necesita seleccionar el nombre del archivo y la ubicación para guardarlo la primera vez. Luego, simplemente haga clic en el comando Guardar para guardarlo con el mismo nombre y ubicación.
- Guardar como: utilizará este comando para hacer una copia de la hoja de cálculo manteniendo el original. Cuando utilice Guardar como, deberá seleccionar un nombre y / o ubicación diferente para la versión copiada.
Cómo guardar una hoja de cálculo de Excel
Lo importante al guardar su hoja de cálculo es cada vez que inicia un nuevo proyecto o realiza cambios en un plan existente. Ahorre con regularidad para evitar perder sus datos laborales. También debe prestar atención a dónde guardó la hoja de cálculo para poder encontrarla fácilmente más adelante.
1. Busque y seleccione el comando Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
2. Si guarda este archivo por primera vez, Guardar como aparecerá en la vista Backstage.
3. Después de eso, deberá elegir dónde guardar el archivo y nombrarlo. Para guardar la hoja de cálculo en su computadora, seleccione Computadora y haga clic en Examinar. Alternativamente, puede hacer clic en OneDrive para guardar el archivo en OneDrive.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Seleccione la ubicación donde desea guardar la hoja de cálculo.
5. Ingrese el nombre del archivo (nombre del archivo) para la hoja de cálculo y haga clic en Guardar.
6. Se guardará el libro de trabajo. Puede hacer clic en el comando Guardar para guardar los cambios al modificar la hoja de cálculo. Alternativamente, también puede acceder al comando Guardar presionando Ctrl + S en el teclado.
Utilice Guardar como para crear una hoja de copia
Si desea guardar otra versión de una hoja de cálculo manteniendo el original, puede crear una copia. Por ejemplo, si tiene un archivo llamado Datos de ventas, puede guardarlo como Datos de ventas 2 para editar el nuevo archivo y seguir haciendo referencia a la versión original.
Para hacer esto, haga clic en el comando Guardar como en la vista Backstage. Al igual que al guardar un archivo por primera vez, debe elegir dónde guardar el archivo y nombrar el nuevo archivo.
Cómo cambiar la ubicación predeterminada del archivo de Excel
Si no desea usar OneDrive, se siente incómodo cuando se selecciona OneDrive como la ubicación predeterminada para guardar o le resulta inconveniente cuando tiene que elegir Computadora cada vez, puede cambiar la ubicación predeterminada para guardar la computadora que se guardará . por defecto.
1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.
2. Haga clic en Opciones.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Seleccione Guardar, marque la casilla junto a Guardar en la computadora de forma predeterminada y haga clic en Aceptar. Se cambiará la ubicación predeterminada para guardar.
Característica de recuperación automática
Excel guarda automáticamente sus hojas de cálculo en una carpeta temporal mientras trabaja en ellas. Si olvida guardar sus cambios o si Excel tiene un problema, puede restaurar el archivo con Autorrecuperación.
Utilice la función Autorrecuperación:
1. Abra Excel. Si se encuentra la versión guardada automáticamente del archivo, aparecerá el marco de recuperación del documento.
2. Haga clic para abrir un archivo disponible. Se restaurará la hoja de cálculo.
- De forma predeterminada, Excel guarda automáticamente cada 10 minutos. Si está editando una hoja de cálculo durante menos de 10 minutos, Excel no puede crear una versión guardada automáticamente.
- Si no ve el archivo que necesita, puede examinar todos los archivos guardados automáticamente en la vista Backstage. Simplemente seleccione la pestaña Archivo, haga clic en Administrar versiones y seleccione Recuperar libros no guardados.
Exportar hojas de cálculo de Excel 2016 a diferentes formatos
De forma predeterminada, las hojas de cálculo de Excel se guardan en archivos .xlsx. Sin embargo, a veces es necesario utilizar un tipo de archivo diferente, como PDF o una hoja de cálculo de Excel 97-2003. Puede exportar fácilmente hojas de cálculo de Excel a muchos tipos de archivos diferentes.
Cómo exportar una hoja de cálculo como archivo PDF:
Exportar hojas de cálculo como documentos de Adobe Acrobat, comúnmente conocidos como archivos PDF, puede ser especialmente útil si comparte hojas de cálculo con personas que no tienen aplicaciones de Excel instaladas. Un archivo PDF permitirá a los usuarios ver, pero no editar, el contenido de la hoja de cálculo.
1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.
2. Haga clic en Exportar y seleccione Crear PDF / XPS.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Seleccione la ubicación donde desea exportar la hoja de cálculo, ingrese el nombre del archivo y haga clic en Publicar.
- De forma predeterminada, Excel exportará solo la hoja activa. Si tiene varias hojas de trabajo y desea guardarlas todas en el mismo archivo PDF, haga clic en Opciones – Opciones en el cuadro de diálogo Guardar como. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones. Seleccione Todo el libro (hoja de trabajo completa) y haga clic en Aceptar.
- Siempre que exporte una hoja de cálculo en formato PDF, también debe considerar los datos de la hoja de cálculo que aparecerán en cada página del PDF, como la impresión de una hoja de cálculo.
Cómo exportar una hoja de cálculo a otros tipos de archivos:
También puede resultarle útil exportar su hoja de cálculo a otros tipos de archivos, como hojas de cálculo de Excel 97-2003 si necesita compartir con antiguos usuarios de Excel o archivos .CSV si necesita una versión de texto sin formato.
1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.
2. Haga clic en Exportar y seleccione Cambiar tipo de archivo.
3. Seleccione un tipo de archivo común y haga clic en Guardar como.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Seleccione la ubicación a la que desea exportar la hoja de cálculo, ingrese el nombre del archivo y haga clic en Guardar.
- También puede usar el menú desplegable Guardar como tipo: en el cuadro de diálogo Guardar como para guardar hojas de cálculo en muchos tipos de archivos.
Compartir hoja de cálculo de Excel 2016
Excel facilita compartir y colaborar en hojas de cálculo cuando se usa OneDrive. Anteriormente, si deseaba compartir el archivo con alguien, podía enviarlo como un archivo adjunto a un correo electrónico. Si bien es conveniente, también crea varias versiones del mismo archivo, que es difícil de organizar.
Al compartir una hoja de cálculo de Excel, permite que otros accedan exactamente al mismo archivo. Esto le permite a usted y a las personas con las que comparte editar la misma hoja de cálculo sin rastrear varias versiones.
Para compartir una hoja de cálculo, primero debe guardarla en su OneDrive.
Comparte una hoja de cálculo:
1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage, luego haga clic en Compartir.
2. Aparecerá la ventana Compartir. Si no ha completado una hoja de cálculo, se le pedirá que guarde el documento en OneDrive.
- Tenga en cuenta que es posible que deba volver a la ventana Compartir después de guardar.
3. En la ventana Compartir, si su documento se ha guardado en OneDrive, haga clic en el botón Compartir con personas.
4. Excel volverá a la vista normal y abrirá la ventana Compartir en el lado derecho de la ventana. Aquí, puede invitar a personas a compartir sus documentos, ver la lista de personas que tienen acceso al documento y ver si pueden editar o ver solo documentos.
¡Divirtiéndose!
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