Google Script es una poderosa herramienta que se utiliza para automatizar muchas tareas en Google, como Hojas de cálculo y Documentos. Y ahora la capacidad de enviar correos electrónicos automáticamente lo convierte en una herramienta más poderosa.
Usted es un empleado mensual que tiene que enviar docenas de correos electrónicos a su jefe usando fórmulas automáticas en Google Sheets o es un gerente que tiene que pasar horas enviando correos electrónicos a los miembros del equipo, por lo que la función Google Script lo ayudará a completar esta tarea y más.
Solo tómate un momento para seguir y seguir las instrucciones de este artículo, nunca más tendrás que enviar datos manualmente. Deje que Google Script haga el “asistente personal” para que haga todo el trabajo por usted.
Crear una hoja para enviar correo electrónico
El primer paso es configurar una hoja de trabajo que incluya su nombre, dirección de correo electrónico y mensajes para las personas a las que desea enviar un correo electrónico.
Por ejemplo, crea un tablero de mensajes para importar automáticamente todos los artículos publicados en el mes desde la herramienta Google Analytics. Luego, cree una hoja “Todos los autores” que sintetice los artículos publicados para cada autor, y ahora envía a cada autor un correo electrónico con su número de artículos.
Para comenzar, cree su hoja de trabajo de correo electrónico especial agregando una nueva hoja de trabajo a la hoja de trabajo actual y asígnele el nombre “Enviar correos electrónicos”.
En esta nueva página Enviar correos electrónicos, creará un título. Cada fila de esta hoja de cálculo representará un correo electrónico personal que se enviará. En el ejemplo anterior, la imagen incluye el nombre del destinatario, la dirección de correo electrónico y el mensaje colocado dentro del script.
Puede crear un correo electrónico con cualquier tamaño y estructura utilizando columnas para fusionar información fija y cambiar información.
La información fija es solo el texto ingresado en el cuadro y no cambia todos los meses. Es solo una parte de un correo electrónico que siempre se conserva. Sin embargo, para los datos que desea cambiar cada mes, puede insertar funciones de importación de datos relevantes desde cualquier otra hoja de trabajo en su hoja de cálculo.
Lo que queremos aquí es que, cada vez que abra la hoja de trabajo para revisar el informe automáticamente, puede hacer clic en el elemento del menú para enviarlo por correo electrónico a través de Google Script y enviar los resultados a todos. Verá las instrucciones de personalización del nuevo elemento del menú al final del artículo.
Cuando termine de crear la hoja, se verá como la siguiente imagen:
Después de crear una hoja de trabajo con todos sus correos electrónicos personales, el siguiente paso es escribir un guión.
Escriba scripts de correo electrónico automatizados
Para escribir srcipt, necesita usar el editor de scripts. Seleccione Herramientas> Editor de guiones.
Editor de secuencias de comandos como se muestra a continuación. Elija crear una nueva función en la parte superior derecha.
Copie y pegue este script en la sección de escritura del script.
function sendArticleCountEmails ( ) { var ss = SpreadsheetApp . getActiveSpreadsheet ( ) ; ss . setActiveSheet ( ss . getSheetByName ( "Send-Emails" ) ) ; var sheet = SpreadsheetApp . getActiveSheet ( ) ; var dataRange = sheet . getRange ( "A2:F4" ) ; var data = dataRange . getValues ( ) ; for ( i in data ) { var rowData = data [ i ] ; var emailAddress = rowData [ 1 ] ; var recipient = rowData [ 0 ] ; var message1 = rowData [ 2 ] ; var message2 = rowData [ 3 ] ; var parameter2 = rowData [ 4 ] ; var message3 = rowData [ 5 ] ; var message="Dear " + recipient + ',nn' + message1 + ' ' + message2 + ' ' + parameter2 + ' ' + message3 ; var subject="Your article count for this month" ; MailApp . sendEmail ( emailAddress , subject , message ) ; } }
Este guión parece bastante complicado, pero en realidad no lo es todo. Vamos a “diseccionarlo” para saber exactamente lo que dice cada línea.
Código dividido
Para que esta función funcione correctamente, debe asegurarse de que la hoja de trabajo almacene toda la información de su correo electrónico como la hoja actual. De lo contrario, no se pueden realizar los siguientes pasos. Por eso aparecen estas dos líneas de código:
var ss = SpreadsheetApp . getActiveSpreadsheet ( ) ; ss . setActiveSheet ( ss . getSheetByName ( "Send-Emails" ) ) ;
A continuación, extraiga todos los datos de la hoja de trabajo. los sheet.GetRange () La función recuperará información de cualquier rango que incluya entre comillas. A continuación, el dataRange.getValues () La función extraerá los valores y los almacenará en una matriz bidimensional llamada d ata.
var sheet = SpreadsheetApp . getActiveSheet ( ) ; var dataRange = sheet . getRange ( "A2:F4" ) ; var data = dataRange . getValues ( ) ;
Ahora todos los datos están almacenados en una matriz, puede repetir usando un bucle for. Cada elemento de la matriz es una fila que contiene una matriz unidimensional de elementos de columna. Puede hacer referencia a cada columna por número.
var rowData = data [ i ] ; var emailAddress = rowData [ 1 ] ; var recipient = rowData [ 0 ] ; var message1 = rowData [ 2 ] ; var message2 = rowData [ 3 ] ; var parameter2 = rowData [ 4 ] ; var message3 = rowData [ 5 ] ;
Como puede ver arriba, los elementos de la columna se colocan en una matriz unidimensional llamada rowData . Luego, vaya a la segunda columna (para obtener la dirección de correo electrónico) consultando rowData [1] , el segundo elemento de la matriz (el primer elemento de la matriz siempre es cero).
El siguiente paso es fusionar todos los segmentos del mensaje en el contenido del correo electrónico. Puede editar el formato del contenido del correo electrónico utilizando la letra norte para volver al principio de la línea. Esta es la línea de código para fusionar los segmentos del mensaje:
var message="Dear " + recipient + ',nn' + message1 + ' ' + message2 + ' ' + parameter2 + ' ' + message3 ;
los + carácter es un comando de unión. Coloca texto estático entre comillas simples. Por lo tanto, este mensaje se elabora colocando la palabra “Querido” delante de la variable del destinatario (nota ” querido “tiene un espacio).
A continuación, agrega dos norte caracteres al final para dividir el mensaje en dos segmentos. A continuación, agregue el primer segmento del mensaje, el espacio, el segundo segmento del mensaje, el espacio y la variable que se incluirán en el mensaje cada mes y finalmente la última parte del mensaje.
Puede tener más mensajes usando más columnas para crear el mensaje completo sección por sección.
Las dos últimas líneas de código para titular el correo electrónico (puede incluir datos de la hoja de cálculo si lo desea) y, finalmente enviar correo electrónico () .
Cómo activar el script
Vuelva a la ventana del Editor de secuencias de comandos, solo busque el ” onOpen “función. Si esta función está disponible, verá una serie de código entre paréntesis. Desplácese hasta la parte inferior del código e inserte las siguientes líneas:
var spreadsheet = SpreadsheetApp . getActive ( ) ; var menuItems = [ { name : 'Send Emails' , functionName : 'sendArticleCountEmails' } ] ; spreadsheet . addMenu ( 'Send Emails' , menuItems ) ;
Solo asegúrese de escribir el nombre de la función correctamente entre comillas simples para nombre de la función parámetro. Esto cargará el elemento del menú personalizado en la hoja de cálculo cada vez que abra la página.
Ahora, cuando desee abrir la hoja de cálculo mensual para revisar todos los datos, solo necesita hacer clic en el menú del elemento para enviar un correo electrónico. Esto ejecutará la nueva función y le enviará todos esos correos electrónicos. ¡Un trabajo que puede llevar varias horas pero que ahora solo necesita un clic!
Google Script te ahorra tiempo
Esta es solo una de las muchas formas en que puede usar Google Script para automatizar cosas. Aunque la configuración de automatización inicial requiere un poco de tiempo, cada minuto que dedica a la configuración le ahorra horas después. ¡Solo piense en las grandes cosas que puede hacer con esas horas y sea reacio a comenzar a intentarlo hoy!
Hoja de cálculo de Google Sheet
Google Script es una poderosa herramienta que se utiliza para automatizar muchas tareas en Google, como Hojas de cálculo y Documentos. Y ahora la capacidad de enviar correos electrónicos automáticamente lo convierte en una herramienta más poderosa.
Usted es un empleado mensual que tiene que enviar docenas de correos electrónicos a su jefe usando fórmulas automáticas en Google Sheets o es un gerente que tiene que pasar horas enviando correos electrónicos a los miembros del equipo, por lo que la función Google Script lo ayudará a completar esta tarea y más.
Solo tómate un momento para seguir y seguir las instrucciones de este artículo, nunca más tendrás que enviar datos manualmente. Deje que Google Script haga el “asistente personal” para que haga todo el trabajo por usted.
Crea una hoja para enviar correo electrónico
El primer paso es configurar una hoja de trabajo que incluya su nombre, dirección de correo electrónico y mensajes para las personas a las que desea enviar un correo electrónico.
Por ejemplo, crea un tablero de mensajes para importar automáticamente todos los artículos publicados en el mes desde la herramienta Google Analytics. Luego, cree una hoja “Todos los autores” que sintetice los artículos publicados para cada autor, y ahora envía a cada autor un correo electrónico con su número de artículos.
Para comenzar, cree su hoja de trabajo de correo electrónico especial agregando una nueva hoja de trabajo a la hoja de trabajo actual y asígnele el nombre “Enviar correos electrónicos”.
En esta nueva página Enviar correos electrónicos, creará un título. Cada fila de esta hoja de cálculo representará un correo electrónico personal que se enviará. En el ejemplo anterior, la imagen incluye el nombre del destinatario, la dirección de correo electrónico y el mensaje colocado dentro del script.
Puede crear un correo electrónico con cualquier tamaño y estructura utilizando columnas para fusionar información fija y cambiar información.
La información fija es solo el texto ingresado en el cuadro y no cambia todos los meses. Es solo una parte de un correo electrónico que siempre se conserva. Sin embargo, para los datos que desea cambiar cada mes, puede insertar funciones de importación de datos relevantes desde cualquier otra hoja de trabajo en su hoja de cálculo.
Lo que queremos aquí es que, cada vez que abra la hoja de trabajo para revisar el informe automáticamente, puede hacer clic en el elemento del menú para enviarlo por correo electrónico a través de Google Script y enviar los resultados a todos. Verá las instrucciones de personalización del nuevo elemento del menú al final del artículo.
Cuando termine de crear la hoja, se verá como la imagen a continuación:
Después de crear una hoja de trabajo con todos sus correos electrónicos personales, el siguiente paso es escribir un guión.
Escriba scripts de correo electrónico automatizados
Para escribir srcipt, necesita usar el editor de scripts. Seleccione Herramientas> Editor de guiones.
Editor de secuencias de comandos como se muestra a continuación. Elija crear una nueva función en la parte superior derecha.
Copie y pegue este script en la sección de escritura del script.
function sendArticleCountEmails ( ) { var ss = SpreadsheetApp . getActiveSpreadsheet ( ) ; ss . setActiveSheet ( ss . getSheetByName ( "Send-Emails" ) ) ; var sheet = SpreadsheetApp . getActiveSheet ( ) ; var dataRange = sheet . getRange ( "A2:F4" ) ; var data = dataRange . getValues ( ) ; for ( i in data ) { var rowData = data [ i ] ; var emailAddress = rowData [ 1 ] ; var recipient = rowData [ 0 ] ; var message1 = rowData [ 2 ] ; var message2 = rowData [ 3 ] ; var parameter2 = rowData [ 4 ] ; var message3 = rowData [ 5 ] ; var message="Dear " + recipient + ',nn' + message1 + ' ' + message2 + ' ' + parameter2 + ' ' + message3 ; var subject="Your article count for this month" ; MailApp . sendEmail ( emailAddress , subject , message ) ; } }
Este guión parece bastante complicado, pero en realidad no lo es todo. Vamos a “diseccionarlo” para saber exactamente lo que dice cada línea.
Código dividido
Para que esta función funcione correctamente, debe asegurarse de que la hoja de trabajo almacene toda la información de su correo electrónico como la hoja actual. De lo contrario, no se pueden realizar los siguientes pasos. Por eso aparecen estas dos líneas de código:
var ss = SpreadsheetApp . getActiveSpreadsheet ( ) ; ss . setActiveSheet ( ss . getSheetByName ( "Send-Emails" ) ) ;
A continuación, extraiga todos los datos de la hoja de trabajo. los sheet.GetRange () La función recuperará información de cualquier rango que incluya entre comillas. A continuación, el dataRange.getValues () La función extraerá los valores y los almacenará en una matriz bidimensional llamada d ata.
var sheet = SpreadsheetApp . getActiveSheet ( ) ; var dataRange = sheet . getRange ( "A2:F4" ) ; var data = dataRange . getValues ( ) ;
Ahora todos los datos están almacenados en una matriz, puede repetir usando un bucle for. Cada elemento de la matriz es una fila que contiene una matriz unidimensional de elementos de columna. Puede hacer referencia a cada columna por número.
var rowData = data [ i ] ; var emailAddress = rowData [ 1 ] ; var recipient = rowData [ 0 ] ; var message1 = rowData [ 2 ] ; var message2 = rowData [ 3 ] ; var parameter2 = rowData [ 4 ] ; var message3 = rowData [ 5 ] ;
Como puede ver arriba, los elementos de la columna se colocan en una matriz unidimensional llamada rowData . Luego, vaya a la segunda columna (para obtener la dirección de correo electrónico) consultando rowData [1] , el segundo elemento de la matriz (el primer elemento de la matriz siempre es cero).
El siguiente paso es fusionar todos los segmentos del mensaje en el contenido del correo electrónico. Puede editar el formato del contenido del correo electrónico utilizando la letra norte para volver al principio de la línea. Esta es la línea de código para fusionar los segmentos del mensaje:
var message="Dear " + recipient + ',nn' + message1 + ' ' + message2 + ' ' + parameter2 + ' ' + message3 ;
los + carácter es un comando de unión. Coloca texto estático entre comillas simples. Por lo tanto, este mensaje se elabora colocando la palabra “Querido” delante de la variable del destinatario (nota ” querido “tiene un espacio).
A continuación, agrega dos norte caracteres al final para dividir el mensaje en dos segmentos. A continuación, agregue el primer segmento del mensaje, el espacio, el segundo segmento del mensaje, el espacio y la variable que se incluirán en el mensaje cada mes y finalmente la última parte del mensaje.
Puede tener más mensajes usando más columnas para crear el mensaje completo sección por sección.
Las dos últimas líneas de código para titular el correo electrónico (puede incluir datos de la hoja de cálculo si lo desea) y, finalmente enviar correo electrónico () .
Cómo activar el script
Vuelva a la ventana del Editor de secuencias de comandos, solo busque el ” onOpen “función. Si esta función está disponible, verá una serie de código entre paréntesis. Desplácese hasta la parte inferior del código e inserte las siguientes líneas:
var spreadsheet = SpreadsheetApp . getActive ( ) ; var menuItems = [ { name : 'Send Emails' , functionName : 'sendArticleCountEmails' } ] ; spreadsheet . addMenu ( 'Send Emails' , menuItems ) ;
Solo asegúrese de escribir el nombre de la función correctamente entre comillas simples para nombre de la función parámetro. Esto cargará el elemento del menú personalizado en la hoja de cálculo cada vez que abra la página.
Ahora, cuando desee abrir la hoja de cálculo mensual para revisar todos los datos, solo necesita hacer clic en el menú del elemento para enviar un correo electrónico. Esto ejecutará la nueva función y le enviará todos esos correos electrónicos. ¡Un trabajo que puede llevar varias horas pero que ahora solo necesita un clic!
Google Script te ahorra tiempo
Esta es solo una de las muchas formas en que puede usar Google Script para automatizar las cosas. Aunque la configuración de automatización inicial requiere un poco de tiempo, cada minuto que dedica a configurarlo le ahorra horas después. ¡Solo piense en las grandes cosas que puede hacer con esas horas y sea reacio a comenzar a intentarlo hoy!