Parte 1 de 3:
Planificando tus shows
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Encuentra una causa que te apasione. No podrá hacer el trabajo necesario o inspirar a otros para que lo ayuden si no cree completamente en lo que está haciendo.
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Construye un equipo de personas con ideas afines. Date cuenta de que no puedes hacer esto solo. No es necesario formar un gran equipo, pero necesitará al menos algunas personas más que compartan su entusiasmo por la causa.
- Si puede, intente reclutar amigos o conocidos con habilidades o conexiones útiles. Por ejemplo, si conoce a alguien con conexiones con la escena musical local, asegúrese de preguntarle a esa persona. Otros atributos útiles pueden incluir habilidades publicitarias y conexiones con empresas y organizaciones locales.
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Elija fechas y horas. Consulte los periódicos locales para asegurarse de que sus eventos no se realicen en fechas en las que estén programados muchos otros eventos. Asegúrese de darle a su equipo el tiempo suficiente para organizarse. Debe comenzar a trabajar en los detalles de su evento al menos con dos meses de anticipación.
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Fije un precio. Descubra cuánto cobran otras organizaciones por eventos similares en su área. Investigue a sus colegas y descubra cuánto les gustaría pagar.
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Busque patrocinadores. Encuentre empresas, organizaciones u organizaciones benéficas que le ayuden a financiar y organizar sus eventos. El apoyo del patrocinador puede incluir todo, desde una simple donación a su causa hasta proporcionar comida o refrigerios en el evento. Esto es beneficioso para todos; el patrocinador obtendrá publicidad y usted obtendrá su respaldo y todo el apoyo que le brinda.
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Crea un presupuesto provisional. Recuerde que tendrá que gastar dinero para recaudar fondos. Esto es especialmente importante para saber cuánto puede gastar en artistas o en sus escenarios, si están dispuestos a actuar de forma gratuita. Estime de forma conservadora las ventas de entradas y las donaciones de patrocinio y comience desde allí.[1]
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Encuentra artistas o bandas para actuar. Esta es la parte más importante de cualquier concierto, pero también la más difícil de organizar. No podrá (y probablemente no podrá) contratar a alguien famoso. Los músicos locales siempre buscan promocionarse y podrán atraer a más participantes a su espectáculo.
- Encontrar bandas puede ser difícil, pero no es imposible con las conexiones adecuadas. ¿Tiene algún patrocinador o miembro de su causa conexiones con una banda? ¿Tienes amigos en la industria de la música o conoces a alguien que dirija una sala de conciertos? Usa tus contactos al máximo.
- Si no puede encontrar bandas a través de sus contactos, es hora de buscar y llamar al frío. La búsqueda se puede realizar a través de periódicos locales e Internet. Haz llamadas a los responsables de los actos que quieras. Vea si puede llegar a un acuerdo. Muchos artistas actuarán a precios más bajos o de forma gratuita para obras de caridad.
- Considere reservar varios tipos diferentes de presentaciones para sus espectáculos a fin de atraer una variedad de seguidores. Los invitados que no suelen escuchar rock pueden saltarse el espectáculo, pero únete a ti si contratas a un artista de R&B para el próximo espectáculo. La variedad también puede ayudarlo a atraer diferentes patrocinadores.
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Reserve sus ubicaciones. Asegúrese de que sus ubicaciones sean de fácil acceso y tengan suficiente espacio para el número esperado de personas. El precio obviamente será un problema aquí. Considere usar un parque local o buscar lugares que ofrezcan tarifas más bajas para eventos de caridad. Asegúrese de alquilar equipo de iluminación y todo lo demás que las bandas necesiten, si no están dispuestos a proporcionárselo.
Parte 2 de 3:
Pasando la voz
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Cree una presencia en línea para sus eventos. Celebre eventos separados en Facebook y asegúrese de que usted y sus otros organizadores inviten a todos sus amigos locales. Asegúrese de que los patrocinadores y las organizaciones asociadas anuncien sus eventos en sus cuentas y en varias formas de redes sociales.[2]
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Crea un discurso fuerte para tu causa. Esto es lo que utilizará para convencer a patrocinadores, anunciantes e invitados de que vale la pena apoyar su programa. Todo lo que pueda conseguir donado o una tarifa reducida solo significa más dinero recaudado para su organización benéfica.[3]
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Envía comunicados de prensa. Deben ir a los periódicos locales, sitios web, estaciones de radio y estaciones de televisión (incluido el canal de acceso por cable local) para consultar el calendario comunitario.
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Haga folletos para sus eventos y colóquelos en lugares populares de la ciudad, como supermercados, cabinas telefónicas, quioscos, bares locales y cafeterías. También considere lugares relevantes para la escena musical, como tiendas de discos, otras salas de conciertos y escuelas de música.
- Considere comunicarse con una escuela de arte local para pedirle a un diseñador gráfico que diseñe su folleto. Es probable que los artistas jóvenes hagan este trabajo de forma gratuita debido a la exposición y experiencia. Asegúrese de acreditar visiblemente al artista en el folleto.
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Encuentre una empresa que le brinde mercadería o concesiones para sus eventos. Se sorprenderá de cuánto puede atraer a los participantes la promesa de una buena comida. Si puede, busque una imprenta que le proporcione camisetas personalizadas para su evento. Incluso si no se donan, aún puede obtener una ganancia rápida vendiendo camisetas.
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Conecta la serie de conciertos en persona. Promocione sus eventos donde quiera que vaya. Distribuye tus flyers en la calle con entusiasmo y promociona el evento una semana antes de cada uno.
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Vende boletos con anticipación. Ofrezca boletos en línea y preimpresos para imprimir. Un método es vender grandes cantidades de boletos por adelantado a patrocinadores que puedan distribuirlos a miembros o clientes. Esto proporciona dinero en efectivo por adelantado y publicidad gratuita para sus eventos.
Parte 3 de 3:
Haciendo que el espectáculo transcurra sin problemas
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Busque voluntarios para recoger boletos y llevar a la gente a sus asientos. Considere usar estudiantes de secundaria para esto, ya que a menudo necesitan horas de servicio comunitario para graduarse.
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Elabore un método de administración del dinero. Quiere saber exactamente cuánto dinero entra por la puerta y sus proveedores para su causa. Puede usar esto más tarde para anunciar su éxito o persuadir a la multitud para que done más para ayudarlo a alcanzar una meta.
- Con la disminución de los pagos en efectivo, muchas personas ya no llevarán efectivo consigo. Considere la posibilidad de utilizar un procesador de pago móvil para permitir a los invitados comprar boletos y donar. Hay varias opciones para elegir para asegurarse de hacer su investigación.[4]
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Llegue al lugar temprano en el día de cada evento. Asegúrese de que el lugar, los proveedores y sus voluntarios estén listos. Refuerce por qué está allí y la diferencia que está haciendo.
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Agradezca a sus invitados. Dé un paseo y agradezca a sus invitados por venir. No olvide agradecer también a sus patrocinadores, artistas y otros colaboradores en el escenario durante un descanso en el set de la banda.[5]
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Aprenda y mejore. Siga los aciertos y errores de su primer programa e implemente los cambios en los siguientes.
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¡Disfruta tu serie de espectáculos! Lo hizo posible y, con suerte, puede considerarlo un éxito. Ya sea que recaude $ 10 o $ 10,000, ha reunido a las personas por una causa en la que cree y con la que se divierte.
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