Si todo lo que está haciendo con Excel son simples hojas de cálculo, puede usar un libro mayor y un pincel. Este libro no calculará todo por usted, pero hay muchas herramientas valiosas que lo ayudarán a realizar muchas tareas diferentes.
1. Subtotal . Cuando encuentre una fila de archivos de datos organizados por fecha, será muy difícil de visualizar en general. La función completa adicional de Excel puede ayudarlo a solucionar este problema. Hacer clic Total parcial en el Dado cinta (menú) en Excel 2007 o seleccione Subtotales en Dado en Excel 2003. De forma predeterminada, proporcionará un tipo suma subtotal (tipo total) para cada cambio que se produce en los[nofinalesquerdamasvocêpodeescolherumacolunaeaaçãoquedesejarVocêpodeatécriarváriossubtotaispossivelmenteparamesestrimestresouanosUmafaixaàesquerdapermitiráquevocêmantenhaosdadosdetalhadosconfidenciaisemostreapenasosoutrosníveisdesubtotais[attheendleftbutyoucanchoosetotakeacolumnandtheactionyoulikeYoucanevencreatemultiplesubtotalspossiblyformonthsquartersoryearsAribbonontheleftwillallowyoutokeepdetaileddataconfidentialandonlyshowtheotherlevelsofsubtotals[nofinalesquerdamasvocêpodeescolherumacolunaeaaçãoquedesejarVocêpodeatécriarváriossubtotaispossivelmenteparamesestrimestresouanosUmafaixaàesquerdapermitiráquevocêmantenhaosdadosdetalhadosconfidenciaisemostreapenasosoutrosníveisdesubtotais[attheendleftbutyoucanchoosetotakeacolumnandtheactionyoulikeYoucanevencreatemultiplesubtotalspossiblyformonthsquartersoryearsAribbonontheleftwillallowyoutokeepdetaileddataconfidentialandonlyshowtheotherlevelsofsubtotals
2. Formato condicional automático . El formato condicional en Excel 2003 es un obstáculo. Con Excel 2007, le ayudará a descubrir patrones en los datos y utilizarlos de forma muy sencilla. Simplemente marque un grupo de celdas y haga clic Formato condicional en el Hogar cinta. Cuando pase el mouse sobre las opciones, verá la vista previa de inmediato. Es posible asignar un color a cada color para juzgar su clasificación en todo el rango de valores, agregar una barra de datos transparente que refleje el valor de la celda. Esta forma de hacerlo permite un proceso mucho más sencillo que con la complejidad del cuadro de diálogo Formato condicional de Excel 2003.
3. Tabla de análisis (tabla dinámica) . La función de tabla dinámica de Excel le permite obtener un análisis de datos rápido y flexible. ¿Le gustaría ver el número de veces que aparece cada valor en una columna muy larga? Resalte la columna, haga clic en Tabla dinamica en el Insertar pestaña (en Excel 2003, seleccione Tabla dinamica en Dado menú) y haga clic en terminar . Arrastre el campo del encabezado de la columna al Etiquetas de línea caja y no Valores cuadro (en Excel 2003, el Suelta los campos de fila aquí área y el Coloque el área de elementos de datos aquí ) Inmediatamente obtendrá una lista de clasificación de todos los valores en la columna, junto con el número de veces que aparece cada valor. Este es el secreto de la tabla dinámica.
4. Documentos de control (Inspector de documentos) . Los documentos de Excel 2007 incluyen más información que filas y columnas de datos. Pueden contener cambios marcados, comentarios, atributos individuales, etc. Para revisar los datos ocultos en un documento de Excel 2007, haga clic en el botón Oficina en la esquina superior izquierda, apunte a Preparar y haga clic en Inspeccionar documento . Es muy similar al Inspector de documentos de Word, pero en lugar de buscar texto oculto, busca filas y columnas ocultas, hojas de cálculo ocultas y objetos con formato ocultos. Excel 2003 no tiene esta característica. La mayor parte de lo que puede hacer (no mucho) es eliminar información personal de las propiedades del archivo cuando lo guarda.
5. Mostrar saltos de página (vista previa de saltos de página) . Excel imprimirá su hoja de cálculo usando las muchas páginas necesarias para mostrar todos los datos vertical y horizontalmente. Si la última columna es irrelevante, imprimir una hoja de cálculo puede requerir el doble de páginas. Es incluso más un desperdicio si deja estas páginas impresas y vuelve a imprimir. Para evitar esta molestia, haga clic en La previsualización del salto de página en el Vista cinta (en Excel 2003, seleccione La previsualización del salto de página en Vista menú). Ahora, al cambiar el tamaño de las columnas, cambiar el texto o realizar otros cambios de diseño, verá inmediatamente el efecto en los saltos de página. También es una forma rápida de averiguar la cantidad de páginas que necesitará imprimir.
6. Autosuma . Después de ingresar varios términos en una columna determinada, habrá nueve de cada diez veces que terminará la columna con un total. Excel puede calcular fácilmente la suma de una fila o columna. Haga clic en una celda después de la fila o columna y haga clic en el Autosuma botón Hogar cinta en Excel 2007 o la barra de herramientas en Excel 2003 (o simplemente presione Alt- = ) Excel calculará la suma de las filas o columnas automáticamente. Si no desea calcular esta suma, haga clic en el menú de botones para seleccionar el promedio, mínimo (mínimo), máximo (máximo) u otras funciones.
7. Tablas y listas (listas / tablas de Excel) . Excel 2003 las llama listas, pero en Excel 2007 se las llama tablas. No importa cómo se llamen los nombres, esta función le permite definir fácilmente un rango de celdas, ordenar, filtrar y agregar columnas, y también puede insertar y agregar filas sin ajustar sus fórmulas. Excel 2007 también ofrece muchos estilos de tabla predefinidos para facilitar el formato. En Excel 2003, marque las casillas y seleccione Dado | Liza | Crear lista en el menú. En Excel 2007, haga clic en Tabla Inserte cinta.
8. Obtener datos de la Web . Encuentra una tabla de estadísticas de datos en un sitio web determinado; y quiere arrastrarlos a Excel! Haga clic en la web en el Dado cinta (en Excel 2003, seleccione Dado | Importar datos externos | Nueva consulta web en el menú). Copie / pegue la dirección web de su navegador en el cuadro de diálogo Nueva consulta web. Aparecerá un icono de flecha junto a cada tabla que Excel puede importar; Haga clic en uno o más de ellos y luego importar botón. Los datos inmediatos estarán en su naturaleza. Tiene un estado de venta en línea: haga clic en Actualizar datos en la barra de herramientas flotante (2003) o Actualizar todo botón encendido Dado ribbon (2007) para actualizar su hoja de cálculo con los datos más recientes.
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Si todo lo que está haciendo con Excel son simples hojas de cálculo, puede usar un libro mayor y un pincel. Este libro no calculará todo por usted, pero hay muchas herramientas valiosas que lo ayudarán a realizar muchas tareas diferentes.
1. Subtotal . Cuando encuentre una fila de archivos de datos organizados por fecha, será muy difícil de visualizar en general. La función completa adicional de Excel puede ayudarlo a solucionar este problema. Hacer clic Total parcial en el Dado cinta (menú) en Excel 2007 o seleccione Subtotales en Dado en Excel 2003. De forma predeterminada, proporcionará un tipo suma subtotal (tipo total) para cada cambio que se produce en los[nofinalesquerdamasvocêpodeescolherumacolunaeaaçãoquedesejarVocêpodeatécriarváriossubtotaispossivelmenteparamesestrimestresouanosUmafaixaàesquerdapermitiráquevocêmantenhaosdadosdetalhadosconfidenciaisemostreapenasosoutrosníveisdesubtotais[attheendleftbutyoucanchoosetotakeacolumnandtheactionyoulikeYoucanevencreatemultiplesubtotalspossiblyformonthsquartersoryearsAribbonontheleftwillallowyoutokeepdetaileddataconfidentialandonlyshowtheotherlevelsofsubtotals[nofinalesquerdamasvocêpodeescolherumacolunaeaaçãoquedesejarVocêpodeatécriarváriossubtotaispossivelmenteparamesestrimestresouanosUmafaixaàesquerdapermitiráquevocêmantenhaosdadosdetalhadosconfidenciaisemostreapenasosoutrosníveisdesubtotais[attheendleftbutyoucanchoosetotakeacolumnandtheactionyoulikeYoucanevencreatemultiplesubtotalspossiblyformonthsquartersoryearsAribbonontheleftwillallowyoutokeepdetaileddataconfidentialandonlyshowtheotherlevelsofsubtotals
2. Formato condicional automático . El formato condicional en Excel 2003 es un obstáculo. Con Excel 2007, le ayudará a descubrir patrones en los datos y utilizarlos de forma muy sencilla. Simplemente marque un grupo de celdas y haga clic Formato condicional en el Hogar cinta. Cuando pase el mouse sobre las opciones, verá la vista previa de inmediato. Es posible asignar una celda a cada color para juzgar su clasificación en todo el rango de valores, agregue una barra de datos transparente que refleje el valor de la celda. Esta forma de hacerlo permite un proceso mucho más sencillo que con la complejidad del cuadro de diálogo Formato condicional de Excel 2003.
3. Tabla de análisis (tabla dinámica) . La función de tabla dinámica de Excel le permite obtener un análisis de datos rápido y flexible. ¿Le gustaría ver el número de veces que aparece cada valor en una columna muy larga? Resalte la columna, haga clic en Tabla dinamica en el Insertar pestaña (en Excel 2003, seleccione Tabla dinamica en Dado menú) y haga clic en terminar . Arrastre el campo del encabezado de la columna al Etiquetas de línea caja y no Valores cuadro (en Excel 2003, el Suelta los campos de fila aquí área y el Coloque el área de elementos de datos aquí ) Inmediatamente obtendrá una lista de clasificación de todos los valores en la columna, junto con el número de veces que aparece cada valor. Este es el secreto de la tabla dinámica.
4. Documentos de control (Inspector de documentos) . Los documentos de Excel 2007 incluyen más información que filas y columnas de datos. Pueden contener cambios marcados, comentarios, atributos individuales, etc. Para revisar los datos ocultos en un documento de Excel 2007, haga clic en el botón Oficina en la esquina superior izquierda, apunte a Preparar y haga clic en Inspeccionar documento . Es muy similar al Inspector de documentos de Word, pero en lugar de buscar texto oculto, busca filas y columnas ocultas, hojas de cálculo ocultas y objetos con formato ocultos. Excel 2003 no tiene esta característica. La mayor parte de lo que puede hacer (no mucho) es eliminar información personal de las propiedades del archivo cuando lo guarda.
5. Mostrar saltos de página (vista previa de saltos de página) . Excel imprimirá su hoja de cálculo usando las muchas páginas necesarias para mostrar todos los datos vertical y horizontalmente. Si la última columna es irrelevante, imprimir una hoja de cálculo puede requerir el doble de páginas. Es incluso más un desperdicio si deja estas páginas impresas y vuelve a imprimir. Para evitar esta molestia, haga clic en La previsualización del salto de página en el Vista cinta (en Excel 2003, seleccione La previsualización del salto de página en Vista menú). Ahora, al cambiar el tamaño de las columnas, cambiar el texto o realizar otros cambios de diseño, verá inmediatamente el efecto en los saltos de página. También es una forma rápida de averiguar el número de páginas que tendrá que imprimir.
6. Autosuma . Después de ingresar varios términos en una columna determinada, habrá nueve de cada diez veces que terminará la columna con un total. Excel puede calcular fácilmente la suma de una fila o columna. Haga clic en una celda después de la fila o columna y haga clic en el Autosuma botón Hogar cinta en Excel 2007 o la barra de herramientas en Excel 2003 (o simplemente presione Alt- = ) Excel calculará la suma de las filas o columnas automáticamente. Si no desea calcular esta suma, haga clic en el menú de botones para seleccionar el promedio, mínimo (mínimo), máximo (máximo) u otras funciones.
7. Tablas y listas (listas / tablas de Excel) . Excel 2003 las llama listas, pero en Excel 2007 se las llama tablas. No importa cómo se llamen los nombres, esta función le permite definir fácilmente un rango de celdas, ordenar, filtrar y agregar columnas, y también puede insertar y agregar filas sin ajustar sus fórmulas. Excel 2007 también ofrece muchos estilos de tabla predefinidos para facilitar el formato. En Excel 2003, marque las casillas y seleccione Dado | Liza | Crear lista en el menú. En Excel 2007, haga clic en Tabla Inserte cinta.
8. Obtener datos de la Web . Encuentra una tabla de estadísticas de datos en un sitio web determinado; y quiere arrastrarlos a Excel! Haga clic en la web en el Dado cinta (en Excel 2003, seleccione Dado | Importar datos externos | Nueva consulta web en el menú). Copie / pegue la dirección web de su navegador en el cuadro de diálogo Nueva consulta web. Aparecerá un icono de flecha junto a cada tabla que Excel puede importar; Haga clic en uno o más de ellos y luego en importar botón. Los datos inmediatos estarán en su naturaleza. Tiene un estado de venta en línea: haga clic en Actualizar datos en la barra de herramientas flotante (2003) o Actualizar todo botón encendido Dado ribbon (2007) para actualizar su hoja de cálculo con los datos más recientes.