Las investigaciones muestran que un empleado común en los EE. UU. Pasa aproximadamente un tercio de su tiempo trabajando en la empresa para manejar cientos de correos electrónicos enviados y enviados todos los días. Sin embargo, según la experta en formación profesional Barbara Pachter, muchos trabajadores de oficina todavía no saben cómo utilizar correctamente el correo electrónico.
Porque todos los días, cada persona envía y recibe muchos mensajes, inevitablemente cometerá errores vergonzosos que pueden afectar su trabajo. Por ejemplo, puede escribir una letra incorrecta en un correo electrónico importante o usar un lenguaje común, no adecuado para el estilo de escritura profesional.
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- 10 tipos de correos electrónicos que causan “inhibición” deben eliminarse de inmediato
- 8 consejos profesionales para firmas de correo electrónico
- Aprenda a escribir correos electrónicos como un verdadero CEO
En el libro Los fundamentos de la etiqueta empresarial , autor Barbara Pachter enumera las reglas más modernas para la redacción de correos electrónicos que también deben entenderse. Sin embargo, este artículo solo menciona 11 principios fundamentales y más básicos que puede ser adecuado para la mayoría de las personas que trabajan en empresas.
1. El título del correo electrónico es claro, enfoque correcto
Según Patcher, “las personas a menudo deciden si abren un nuevo correo electrónico o no según el título” y “Elija un título que el destinatario pueda conocer si le dará una solución al problema que le interesa presentar nuevos temas relacionados con las operaciones comerciales actuales”.
Ejemplos de un buen encabezado de correo electrónico como: Cambiar el horario de la reunión o sugerencias para próximos proyectos .
2. Utilice una dirección de correo electrónico profesional
Si trabaja para una empresa, debe utilizar una dirección de correo electrónico relacionada con la empresa. Sin embargo, si usa una cuenta de correo electrónico personal, ya sea que sea un trabajador autónomo (Freelancer) o que a veces quiera usarla para algunos correos electrónicos especiales, también debe tener cuidado al elegir ese correo electrónico. .
se debe notar que la dirección de correo electrónico que incluye su nombre debería ser usado para que el destinatario sepa exactamente quién envió el mensaje. Nunca use el correo electrónico que creó en la universidad, que no es adecuado para la cultura corporativa actual o el entorno laboral, como “bebita @ .” o “amante de la cerveza @”. – ¡no importa lo lindo que te sientas!
3. Piense detenidamente antes de decidir “Responder a todos”.
Nadie quiere recibir correos electrónicos de 20 personas que no son parientes míos. Ignorar los correos electrónicos puede ser muy difícil para muchas personas cuando han recibido nuevas notificaciones de correo electrónico en sus teléfonos y optar por ignorarlas puede hacer que pierdan la concentración en su trabajo actual. Por lo tanto, para evitar molestias a los destinatarios, considere cuidadosamente antes de elegir “Responder a todos”, “a menos que realmente crea que todos los de la lista deben recibir un correo electrónico , “ Patcher compartió. .
4. Usa saludos profesionales
No use expresiones cotidianas o saludos demasiado íntimos en el trabajo, como “Hola” o “Hola amigo”. Es mejor mencionar el nombre del destinatario en el correo electrónico. Sin embargo, no acorte sus nombres, diga “Hola Michael” en lugar de decir “Mike”.
5. Limite el uso de signos de exclamación
Si desea usarlo, debe usar solo un signo de exclamación para mostrar entusiasmo, dijo Patcher.“Las personas a veces pierden el control, lo que lleva al uso de muchos signos de exclamación al final de cada oración. Esto puede hacer que el destinatario sienta que no puede controlar sus sentimientos o que no es realmente maduro”. Por lo tanto, “limitar lo menos posible”.
6. Tenga cuidado con su sentido del humor
El humor puede impedirle controlar el tono correcto o las expresiones faciales. En las actividades interactivas que requieren profesionalismo, es mejor dejar el humor fuera del correo electrónico a menos que conozca bien al destinatario. Recuerda que algo puede ser divertido para ti, pero no para los demás.
7. Las personas de diferentes culturas tienen diferentes formas de hablar y escribir.
Es muy probable que se produzcan malentendidos debido a diferencias culturales, especialmente en la forma de comunicación escrita porque no podemos ver el lenguaje de señas de los demás. Por lo tanto, ajuste su mensaje en función de la cultura del destinatario y lo bien que lo comprende.
Una regla fundamental para recordar, según Patcher, es que para las culturas de alto contexto (cultura de alto contexto), como Japón, árabe o China, la gente siempre quiere entenderte. antes de decidir hacer negocios. Por lo tanto, cuando intercambie por correo electrónico con socios de estos países, intente proporcionar información más precisa relacionada con usted. Por el contrario, para las culturas que son menos dependientes de la cultura de bajo contexto como Alemania, América o los países escandinavos, puede ir directamente al problema de inmediato.
8. Responda a todos los correos electrónicos, incluso si el correo electrónico se le envió por error.
Es difícil responder a todos los correos electrónicos enviados, pero intente hacerlo, incluidos los correos electrónicos que se le enviaron incorrectamente. Seguramente no puedes confirmar que nunca lo enviarás mal. Por lo tanto, póngase en la persona que le envió el mensaje equivocado para ver que, en ese caso, todos esperamos recibir un correo electrónico de comentarios que envíe la dirección incorrecta. Aparte de esto, responder a todos los correos electrónicos también se considera una regla educada, especialmente cuando el remitente trabaja con la misma empresa o industria que usted.
9. Lea el correo electrónico nuevamente antes de enviarlo.
Pachter compartió que, según el destinatario, es posible que lo juzguen los errores poco confiables en el correo electrónico que se les envía. Por lo tanto, no confíe en las herramientas de corrección ortográfica del software de edición de texto. En su lugar, tómate el tiempo para leer el correo electrónico varias veces antes de enviarlo, incluso puedes leerlo en voz alta.
10. Ingrese la última dirección de correo electrónico
Es inevitable que el correo electrónico se envíe inesperadamente mientras no hayas terminado de escribir y no hayas revisado la ortografía debido a que presionaste accidentalmente una determinada tecla del teclado. Por lo tanto, ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario al final para evitar incidentes desafortunados. Además, si está respondiendo a un correo electrónico, también debe practicar el hábito de eliminar la dirección entrante y solo cuando esté seguro de que el correo electrónico está listo, agregará la dirección del destinatario nuevamente para enviar.
11. Revise cuidadosamente el correo electrónico del destinatario
Pachter también aconseja a las personas que tengan mucho cuidado al ingresar direcciones de correo electrónico porque puede ingresar el nombre incorrecto o enviar accidentalmente a muchas personas a la vez.
Ahora conoce las reglas básicas de la redacción de correos electrónicos. Solicite ahora.
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Las investigaciones muestran que un empleado común en los EE. UU. Pasa aproximadamente un tercio de su tiempo trabajando en la empresa para manejar cientos de correos electrónicos enviados y enviados todos los días. Sin embargo, según la experta en formación profesional Barbara Pachter, muchos trabajadores de oficina todavía no saben cómo utilizar correctamente el correo electrónico.
Porque todos los días, cada persona envía y recibe muchos mensajes, inevitablemente cometerá errores vergonzosos que pueden afectar su trabajo. Por ejemplo, puede escribir una letra incorrecta en un correo electrónico importante o usar un lenguaje común, no adecuado para el estilo de escritura profesional.
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En el libro Los fundamentos de la etiqueta empresarial , autor Barbara Pachter enumera las reglas más modernas para la redacción de correos electrónicos que también deben entenderse. Sin embargo, este artículo solo menciona 11 principios fundamentales y más básicos que puede ser adecuado para la mayoría de las personas que trabajan en empresas.
1. El título del correo electrónico es claro, enfoque correcto
Según Patcher, “las personas a menudo deciden si abren un nuevo correo electrónico o no según el título” y “Elija un título que el destinatario pueda conocer si le dará una solución al problema que le interesa presentar nuevas cuestiones relacionadas con las operaciones comerciales actuales”.
Ejemplos de un buen encabezado de correo electrónico como: Cambiar el horario de la reunión o sugerencias para próximos proyectos .
2. Utilice una dirección de correo electrónico profesional
Si trabaja para una empresa, debe utilizar una dirección de correo electrónico relacionada con la empresa. Sin embargo, si usa una cuenta de correo electrónico personal, ya sea que sea un trabajador autónomo (Freelancer) o que a veces quiera usarla para algunos correos electrónicos especiales, también debe tener cuidado al elegir ese correo electrónico. .
se debe notar que la dirección de correo electrónico que incluye su nombre debería ser usado para que el destinatario sepa exactamente quién envió el mensaje. Nunca use el correo electrónico que creó en la universidad, que no es adecuado para la cultura corporativa actual o el entorno laboral, como “bebita @ .” o “amante de la cerveza @”. – ¡no importa lo lindo que te sientas!
3. Piense detenidamente antes de decidir “Responder a todos”.
Nadie quiere recibir correos electrónicos de 20 personas que no son parientes míos. Ignorar los correos electrónicos puede ser muy difícil para muchas personas cuando han recibido nuevas notificaciones de correo en sus teléfonos y optar por ignorarlas puede hacer que pierdan el enfoque en su trabajo actual. Por lo tanto, para evitar molestias a los destinatarios, considere cuidadosamente antes de elegir “Responder a todos”, “a menos que realmente crea que todos los de la lista deben recibir un correo electrónico , “ Patcher compartió. .
4. Usa saludos profesionales
No utilice expresiones cotidianas ni saludos demasiado íntimos en el trabajo, como “Hola” o “Hola amigo”. Es mejor mencionar el nombre del destinatario en el correo electrónico. Sin embargo, no acorte sus nombres, diga “Hola Michael” en lugar de decir “Mike”.
5. Limite el uso de signos de exclamación
Si desea usarlo, debe usar solo un signo de exclamación para mostrar entusiasmo, dijo Patcher.“Las personas a veces pierden el control, lo que lleva al uso de muchos signos de exclamación al final de cada oración. Esto puede hacer que el destinatario sienta que no puede controlar sus sentimientos o que no es realmente maduro”. Por lo tanto, “limitar lo menos posible”.
6. Tenga cuidado con su sentido del humor
El humor puede impedirle controlar el tono correcto o las expresiones faciales. En las actividades interactivas que requieren profesionalismo, es mejor dejar el humor fuera del correo electrónico a menos que conozca bien al destinatario. Recuerda que algo puede ser divertido para ti, pero no para los demás.
7. Las personas de diferentes culturas tienen diferentes formas de hablar y escribir.
Es muy probable que se produzcan malentendidos debido a diferencias culturales, especialmente en la forma de comunicación escrita porque no podemos ver el lenguaje de señas de los demás. Por lo tanto, ajuste su mensaje en función de la cultura del destinatario y de lo bien que lo comprende.
Una regla fundamental para recordar, según Patcher, es que para las culturas de alto contexto (cultura de alto contexto), como Japón, árabe o China, la gente siempre quiere entenderte. antes de decidir hacer negocios. Por lo tanto, cuando intercambie por correo electrónico con socios de estos países, intente proporcionar información más precisa relacionada con usted. Por el contrario, para las culturas que son menos dependientes de la cultura de bajo contexto como Alemania, América o los países escandinavos, puede ir directamente al problema de inmediato.
8. Responder a todos los correos electrónicos, incluso si el correo electrónico se le envió por error.
Es difícil responder a todos los correos electrónicos enviados, pero intente hacerlo, incluidos los correos electrónicos que se le enviaron incorrectamente. Seguramente no puedes confirmar que nunca lo enviarás mal. Por lo tanto, póngase en la persona que le envió el mensaje incorrecto para ver que, en ese caso, todos esperamos recibir un correo electrónico de comentarios que envíe la dirección incorrecta. Aparte de esto, responder a todos los correos electrónicos también se considera una regla educada, especialmente cuando el remitente trabaja con la misma empresa o industria que usted.
9. Lea el correo electrónico nuevamente antes de enviarlo.
Pachter compartió que, según el destinatario, es posible que lo juzguen los errores poco confiables en el correo electrónico que se les envía. Por lo tanto, no confíe en las herramientas de corrección ortográfica del software de edición de texto. En su lugar, tómate el tiempo para leer el correo electrónico varias veces antes de enviarlo, incluso puedes leerlo en voz alta.
10. Ingrese la última dirección de correo electrónico
Es inevitable que el correo electrónico se envíe inesperadamente mientras no hayas terminado de escribir y no hayas revisado la ortografía debido a que presionaste accidentalmente una determinada tecla del teclado. Por lo tanto, ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario al final para evitar incidentes desafortunados. Además, si está respondiendo a un correo electrónico, también debe practicar el hábito de eliminar la dirección entrante y solo cuando esté seguro de que el correo electrónico está listo, agregará la dirección del destinatario nuevamente para enviar.
11. Revise cuidadosamente el correo electrónico del destinatario
Pachter también aconseja a las personas que tengan mucho cuidado al ingresar direcciones de correo electrónico porque puede ingresar el nombre incorrecto o enviar accidentalmente a demasiadas personas a la vez.
Ahora conoce las reglas básicas de la redacción de correos electrónicos. Solicite ahora.